BuildCo Construction
Construcción e Ingeniería
Ubicación
Phoenix, Arizona
Tamaño de la Empresa
850 empleados
Cómo BuildCo Redujo el Tiempo de Respuesta de RFI en 80%
Transformando la gestión de proyectos de construcción con procesamiento de información impulsado por IA
El Desafío
Procesamiento de RFI de varios días causando retrasos en proyectos y sobrecostos
La Solución
Agentes de IA automatizando la recepción, análisis y enrutamiento de RFI con integración de base de conocimiento
El Impacto
80% de procesamiento más rápido, 90% de tasa de precisión, 50% de reducción de costos en gestión de RFI
Resultados Clave
Tiempo de respuesta de RFI reducido de días a horas
Calidad mejorada de respuestas de RFI
Ahorros en gastos generales de gestión de RFI
Ahorro total de costos en todos los proyectos
“Qamaq transformó cómo manejamos los RFI. Lo que solía tomar días ahora toma horas, y la precisión ha mejorado dramáticamente. Nuestros gerentes de proyecto ahora pueden enfocarse en tareas de alto valor en lugar de perseguir información.”
El Desafío
BuildCo Construction, una firma líder de construcción comercial en el Suroeste, enfrentaba un cuello de botella crítico en su proceso de Solicitud de Información (RFI). Con más de 200 proyectos activos y un promedio de 150 RFI por proyecto, la empresa luchaba por mantener los cronogramas y presupuestos de proyectos.
El proceso manual de RFI requería que los gerentes de proyecto buscaran a través de miles de documentos, planos y especificaciones para encontrar información relevante. Esto a menudo tomaba 3-5 días por RFI, causando retrasos en cascada en los proyectos y llevando a subcontratistas y clientes frustrados.
- Tiempo promedio de respuesta de RFI: 3-5 días, causando retrasos significativos en proyectos
- 30% de los RFI requerían múltiples rondas de aclaración debido a respuestas iniciales incompletas
- Gerentes de proyecto gastando 60% de su tiempo en gestión de RFI en lugar de supervisión real de proyectos
La Solución
BuildCo se asoció con Qamaq para implementar un sistema de gestión de RFI impulsado por IA. La solución involucró crear agentes de IA especializados para cada proyecto, entrenados en documentos específicos del proyecto, planos, especificaciones y datos históricos de RFI.
Los agentes de IA se integraron en el flujo de trabajo existente de BuildCo, procesando automáticamente RFI entrantes, buscando en la base de conocimiento información relevante y redactando respuestas completas para revisión y aprobación del gerente de proyecto.
Procesamiento Inteligente de Documentos
Los agentes de IA extraen e indexan automáticamente información de planos, especificaciones y documentos de contrato
Búsqueda y Recuperación Contextual
El sistema RAG avanzado encuentra información relevante en miles de documentos de proyecto en segundos
Redacción Automatizada de Respuestas
Los agentes de IA generan respuestas completas de RFI con citas y documentación de apoyo
Proceso de Implementación
BuildCo adoptó un enfoque por fases para la implementación, comenzando con un proyecto piloto antes de desplegar en toda la organización:
Proyecto Piloto
4 semanasSe seleccionó un proyecto importante como piloto. Se cargaron todos los documentos del proyecto y se entrenaron agentes de IA en los estándares de respuesta de RFI de BuildCo.
Pruebas y Refinamiento
2 semanasSe procesaron 50 RFI a través del sistema, comparando respuestas generadas por IA con respuestas manuales tradicionales. Se refinó el entrenamiento de agentes basado en retroalimentación.
Despliegue Departamental
6 semanasSe extendió a todos los proyectos activos en la división comercial. Se entrenó a gerentes de proyecto en el nuevo flujo de trabajo y se establecieron procesos de control de calidad.
Despliegue en Toda la Empresa
8 semanasSe desplegó en todas las divisiones incluyendo residencial e infraestructura. Se crearon agentes personalizados para diferentes tipos de proyectos.
Resultados e Impacto
El impacto de implementar el sistema de RFI impulsado por IA de Qamaq superó las expectativas de BuildCo. Dentro de seis meses del despliegue completo, la empresa vio mejoras dramáticas en todas las métricas clave.
Más allá de las mejoras cuantitativas, los gerentes de proyecto de BuildCo reportaron satisfacción laboral significativamente mayor, con más tiempo para enfocarse en tareas estratégicas de gestión de proyectos. Subcontratistas y clientes notaron comunicación mejorada y tiempos de entrega de proyectos más rápidos.
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